My Extrabat concentre devis, factures, planning et suivi de chantier sur une seule interface. Le gain de temps réel ne vient pas de la centralisation elle-même, mais de la façon dont chaque module est paramétré et exploité au quotidien. Nous détaillons ici les réglages et les usages qui font concrètement la différence sur le terrain.
Saisie des temps sur Extrabat Today : le levier administratif sous-exploité
La plupart des articles sur my Extrabat se concentrent sur le couple devis-facturation. Le module de saisie des temps via Extrabat Today reste pourtant l’un des plus rentables en gain horaire hebdomadaire.
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Le principe : chaque compagnon renseigne ses heures directement depuis l’application mobile, chantier par chantier. La remontée se fait en temps réel vers le bureau, sans ressaisie. Le conducteur de travaux ou le dirigeant visualise immédiatement les heures consommées par affaire.
Ce qui change concrètement la donne, c’est la suppression du circuit papier. Plus de feuilles d’heures à collecter le vendredi soir, plus de décalage entre le terrain et la paie. Nous recommandons de paramétrer les catégories d’heures (heures productives, déplacement, SAV) dès la mise en service pour que les données soient exploitables sans retraitement.
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Relier saisie des temps et rentabilité chantier
La saisie des temps prend toute sa valeur quand elle alimente le suivi de marge. En comparant les heures réellement passées aux heures vendues dans le devis, vous identifiez les chantiers qui dérivent avant qu’il ne soit trop tard. Sans ce lien, la saisie des temps reste un outil RH. Avec lui, elle devient un outil de pilotage financier.
Raccourcis et moteur de recherche my Extrabat : les gestes qui suppriment les clics inutiles
Un utilisateur qui ne maîtrise pas les raccourcis du moteur de recherche perd plusieurs minutes par jour en navigation. Trois opérateurs changent la fluidité d’utilisation :
- L’opérateur * (astérisque simple) lance une recherche élargie sur l’ensemble de la base clients et articles, utile quand vous ne connaissez qu’un fragment du nom ou de la référence.
- Le double astérisque ** restreint la recherche au champ exact, ce qui accélère la sélection dans une base d’articles volumineuse avec des nomenclatures proches.
- Le raccourci // permet de basculer rapidement entre les résultats de recherche sans repasser par le menu principal.
Dans une pièce commerciale (devis, facture), le raccourci F3 ouvre directement la recherche d’articles. Ce geste évite de quitter le document pour aller chercher une ligne dans la bibliothèque. Sur une journée de création de devis, c’est le raccourci le plus rentable.
Paramétrer la base d’articles pour que la recherche fonctionne
Les raccourcis ne servent à rien si la base d’articles est mal structurée. Nous observons fréquemment des bases où les désignations sont incohérentes, avec des doublons et des nomenclatures approximatives. Prenez le temps d’harmoniser les intitulés et de supprimer les références obsolètes. Une base d’articles propre divise par deux le temps de création d’un devis.
Gestion mobile des interventions et du SAV sur le terrain
L’accès mobile à my Extrabat ne se résume pas à consulter un planning. Le vrai usage terrain, c’est la capacité à documenter une intervention en temps réel : photos géolocalisées, validation client, saisie de réserves.
Pour les entreprises qui gèrent du SAV ou des interventions récurrentes (piscine, maintenance CVC), le mobile transforme le technicien en source de données fiable. Le compte rendu est renseigné sur place, avec photos intégrées. Le bureau n’a plus besoin de relancer pour obtenir un retour.
Optimiser le stockage des photos
Les photos terrain alourdissent rapidement l’espace de stockage. Extrabat Today et Extradoc proposent une option pour mettre les photos en basse résolution. Nous recommandons de l’activer systématiquement sauf pour les dossiers nécessitant une preuve photographique haute définition (expertise, litige). Ce réglage se fait dans les paramètres généraux et s’applique à l’ensemble des utilisateurs.
Coordonnées GPS et planification des tournées
Demandez aux commerciaux et techniciens de renseigner les coordonnées GPS précises lors de la création de la fiche client. Ce détail, souvent négligé, accélère la planification des interventions et supprime les appels de dernière minute pour localiser un chantier. Les données GPS alimentent directement le planning et permettent d’optimiser les tournées quand plusieurs interventions sont programmées dans la même zone.
Navigateur et environnement de travail : les réglages périphériques qui comptent
My Extrabat fonctionne dans un navigateur web. Les réglages du navigateur lui-même influencent la fluidité d’utilisation au quotidien.
Configurez Firefox ou Chrome pour ouvrir automatiquement les PDF dans un nouvel onglet. Sans ce paramétrage, chaque devis ou facture exporté déclenche un téléchargement, ce qui encombre le dossier de téléchargements et oblige à retrouver le fichier manuellement.
Organisez votre barre de favoris avec trois raccourcis prioritaires :
- L’URL de connexion myextrabat.com, pour éviter de passer par un moteur de recherche à chaque ouverture de session.
- La page statistiques, qui donne un accès direct aux indicateurs de suivi sans naviguer dans les menus.
- La page widget, qui affiche les données de pilotage configurées selon votre profil (chiffre d’affaires, devis en attente, interventions planifiées).
Ces trois favoris suppriment les étapes de navigation répétitives qui, cumulées sur un mois, représentent un temps significatif.
Statuts et titres de documents : la rigueur qui fait gagner du temps en aval
Lors de la création d’une fiche contact, sélectionnez immédiatement le statut (prospect, client, fournisseur). Par défaut, Extrabat attribue le statut NC (Non Communiqué), ce qui rend le filtrage et les relances ultérieures impossibles sans reprise manuelle de la base.
Le même principe s’applique aux devis : renseignez systématiquement un titre explicite à chaque devis. Un devis sans titre se perd dans la liste dès que la base dépasse quelques dizaines de documents. Le titre doit contenir le nom du chantier ou le type d’intervention pour permettre une recherche instantanée.
Ces deux habitudes paraissent anecdotiques à l’échelle d’un document. Sur une base de plusieurs centaines de fiches et de devis, elles déterminent si l’outil reste utilisable ou devient un frein. La discipline de saisie au moment de la création évite les campagnes de nettoyage de données qui mobilisent des heures entières en fin de trimestre.
